Isännöinti

Hallinnon tarkoituksena on huolehtia yhdessä taloyhtiön päättävien elimien kanssa tarvittavien päätösten tekemisestä sekä asianmukaisesti tehtyjen päätösten toteuttamisesta.

Taloyhtiön strategia on asumisen, omistamisen ja ylläpidon toimintasuunnitelma. Isännöinti laatii strategian yhteistyössä yhtiön hallituksen kanssa. Nykytilan kartoituksen kautta määritellään tavoitteet sekä toimenpiteet niiden saavuttamiseksi. Strategia käsitellään ja hyväksytään yhtiökokouksessa. Strategian laatiminen pitää sisällään myös asukas- ja osakaskyselyn ja mahdollisesti kiinteistöpalveluyritykselle suunnatun kyselyn nykytilan kartoittamiseksi.

Kokousasioiden valmistelu ja kokouskutsujen toimittaminen

Isännöinti huolehtii taloyhtiössä järjestettävien kokousten pitämisestä, mihin kuuluu kokousasioiden valmistelu, perehtyminen kokouksissa käsiteltäviin asioihin, kokoustilojen varaaminen ja muu käytännön valmistelutyö sekä kokouskutsujen toimittaminen tarvittavine päätösehdotuksineen, taustatietoineen ja asiakirjoineen. Lisäksi Isännöinti tiedottaa kokouspäätöksistä hallituksen kanssa sovitulla tavalla.

Päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen

Isännöinti panee täytäntöön kokouspäätökset saamiensa ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Kokouksiin osallistuminen

Isännöinti osallistuu kokouksiin ja toimii niissä yleensä sihteerinä. Kokoukseen osallistuminen pitää sisällään pöytäkirjan laatimisen. Pöytäkirja on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luetettavalla tavalla.

Sopimusten valmistelu ja valvominen

Isännöinti valmistelee ja solmii kiinteistön sopimukset ja seuraa niiden toteutumista yhtiön edun ja hallituksen tai yhtiökokouksen päätösten mukaisesti. Isännöinti selvittää hallitukselle etukäteen sopimusten kustannusvaikutuksen ja merkityksen taloyhtiölle ja tekee esityksen taloyhtiölle tarkoituksenmukaisimmasta ratkaisusta.

Sopimukset kilpailutetaan asianmukaisesti. Sopimuksista tarkistetaan säännönmukaisesti sopimusehdot, voimassaoloajat, vakuudet ym.

Sopimusriitojen hoitaminen

Isännöinti osallistuu tarvittaessa riita- ja sovintoneuvotteluihin. Riitojen hoitamisessa käytetään tarvittaessa apuna ulkopuolista asiantuntijaa.

Isännöinnin tulee valvoa, että taloyhtiössä noudatetaan kiinteistöön kohdistuvaa turvallisuuteen, terveyteen ja järjestykseen liittyvää lainsäädäntöä, viranomaismääräyksiä ja kunnallisia säännöksiä ja että niiden asettamat vaatimukset kiinteistölle ja rakennuksille toteutuvat. Säädösmuutoksista on tiedotettava. Myös taloyhtiön järjestyssääntörikkomusten selvittäminen kuuluu isännöinnille.

Isännöinnin on huolehdittava kiinteistöön kohdistuvien riskien hallinnasta. Yleisimpiä riskejä ovat esim. hissien, lvi-laitteiden, sähköpääkeskusten ja vesiputkistojen rikkoutuminen. talvisin riskinä ovat myös yhtiön vastuulle kuuluvat alueet, kuten pihat ja jalkakäytävät. Riskeihin tulee varautua myös vakuutuksin

Palo- ja pelastusmääräysten valvominen

Isännöinti valvoo, että kiinteistö rakennuksineen ja laitteineen täyttää palo- ja pelastusmääräysten vaatimukset ja että henkilöiden, omaisuuden ja ympäristön suojaamiseen ja pelastamiseen on varauduttu laaditun pelastussuunnitelman mukaisesti. Isännöinti tekee hallitukselle ja yhtiökokoukselle esityksen suojeluhenkilöistä.

Lukitusturvallisuudesta ja avainhallinnasta huolehtiminen

Isännöinti valvoo rakennusten lukitusjärjestelmien ajanmukaisuutta sekä taloyhtiön avainten säilytystä, käyttöä ja luovutusta.

Vakuutusyhtiölle tehtävistä ilmoituksista ja selvityksistä huolehtiminen

Isännöinti ilmoittaa vakuutusyhtiölle vakuutetuissa kohteissa tapahtuneista muutoksista. Myös vahinkoilmoitusten tekeminen vakuutusyhtiölle ja tarvittavien tutkimusten ja selvitysten tilaaminen kuuluvat isännöitsijän tehtäviin. Isännöinti huolehtii vakuutustapahtumien dokumentoinnista ja korvauskäsittelystä sekä tarvittaessa käynnistää muutoksenhakumenettelyn kielteisistä korvauspäätöksistä.

Häiriöt: huomautusten, varoitusten, irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja toimittaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen häätö- ja hallintaanotto tilanteissa

Isännöinti huolehtii hallituksen varoitusten, huomautusten ja muiden vastaavien ilmoitusten tiedoksiannosta asianomaisille.

Häädön ja hallintaanoton jatkotoimenpiteet

Isännöinti hankkii täytäntöönpanokelpoisen tuomion ja huolehtii sen täytäntöönpanosta sekä hallintaan otetun huoneiston vuokraustoimenpiteistä.

Pelastussuunnitelman laatiminen

Pelastussuunnitelman laatiminen on hallituksen vastuulla. Erikseen sovittaessa isännöinti huolehtii pelastussuunnitelman laatimisesta palo- ja pelastusmääräysten mukaan.

Vakuutus- ja vahinkotapahtumiin liittyvien muiden toimenpiteiden hoitaminen

Isännöinti huolehtii vahinkoilmoitusten valmistelun ja muutoksenhaun vaatimasta perusteellisemmista selvittelyistä ja katselmuksista (esimerkiksi kosteusmittaus). Tarvittaessa käytetään ulkopuolista asiantuntijaa.

Työsuhteen solmimiseen, työsuhteen aikaiseen toimintaan ja työsuhteen päättämiseen liittyvät toimet

Isännöinti solmii kiinteistön suorat työsuhteet (esim. talonmies tai siivooja) työnantajan eli taloyhtiön edustajana. Isännöinti huolehtii hallituksen kanssa sovitulla tavalla työpaikkailmoituksen sisällön laatimisesta, varmistuu hakijoiden ammattitaidosta ja kokemuksesta sekä järjestää hakijoiden haastattelut ja mahdolliset testaukset yhteistyössä hallituksen kanssa.

Hallitus päättää uuden työntekijän valinnasta ja isännöinti tekee työsopimuksen. Isännöinti huolehtii työntekijän perehdyttämisestä ja riittävästä ohjauksesta sekä mahdollisesti tarvittavasta koulutuksesta.

Isännöinti järjestää työntekijälle työterveyshuollon ja huolehtii työnantajan edustajana osaltaan työturvallisuudesta ja työntekijän suojelemisesta ja antaa työntekijälle tarpeellisen opastuksen myös työtehtävien turvalliseen suorittamiseen.

Isännöinti huolehtii työntekijälle kuuluvien tehtävien johtamisesta ja valvomisesta. Työnjohto-oikeuden nojalla Isännöinti määrää tarkemmin, mitä työpaikalla tehdään, millä tavoin ja milloin, kuka tekee jne. Isännöinti järjestää työntekijälle sijaisen lomien ja poissaolojen ajaksi.

Isännöinti päättää työntekijöiden työsuhteet hallituksen päätösten mukaisesti.

Työsuhde erimielisyysneuvottelut ja työsuhde-erimielisyyksien jatkotoimenpiteet

Isännöinti toimii työnantajan edustajana työsuhde-erimielisyyksissä ja hoitaa asian vaatimat yhteydenotot ja tapaamisjärjestelyt. Isännöinti myös hoitaa työpaikalla käytävät neuvottelut työntekijän kanssa.

Isännöinti osallistuu muihinkin työnantajan ja työntekijän välisiin paikallisneuvotteluihin sekä hoitaa mahdolliset muut jatkotoimenpiteet ja oikeudenkäynnit.

Isännöinti hoitaa lakisääteiset ja sopimuksiin perustuvat ilmoitukset sekä muut ilmoitukset, esimerkiksi Tilastokeskukselle. Lisäksi yhtiön tietojen tulee olla ajan tasalla kaupparekisterissä.

Isännöinti vastaa verotusmenettelylain ja työturvallisuuslain mukaisten urakkatietojen ilmoittamisesta Verohallinnolle sekä työntekijätietojen ilmoittamisesta päätoteuttajalle ja edelleen Verohallinnolle.

Asiakirjojen arkistoinnista ja arvopaperien säilyttämisestä huolehtiminen

Isännöinti arkistoi yhtiön asiakirjat ja arvopaperit luotettavalla ja huolellisella tavalla. Säilytettäviä asiakirjoja ovat mm. kokouspöytäkirjat sekä rakennusvaiheeseen, korjausrakentamiseen, vahinko- ja vakuutustapahtumiin ja huoneistokohtaisiin muutostöihin liittyvä aineisto. Isännöinti arkistoi myös kirjanpitoaineiston kirjanpitolainsäädännön edellyttävällä tavalla.

Osakeluettelon ylläpito ja osakekirjoihin liittyvät tehtävät

Isännöinti pitää yllä osakeluetteloa. Osakkeen saajan yhtiölle ilmoittama saanto ja muu muutos, joka koskee osakeluettelossa olevaa seikkaa, on viivytyksettä merkittävä osakeluetteloon, kun siitä on esitetty luotettava selvitys. Lisäksi on huolehdittava siitä, että mahdollisen varainsiirtoveron suorittamisesta varmistutaan asianmukaisesti ennen osakeluettelomerkinnän tekemistä.

Isännöinti kirjoittaa osakkeenomistajan vaatimuksesta osakekirjaan tai väliaikaistodistukseen todistuksen osakeluetteloon merkitsemisetä ja sen päivämäärästä.

Isännöinti huolehtii osakekirjojen ja väliaikaistodistusten antamiseen ja vaihtamiseen liittyvistä käytännön tehtävistä siltä osin kuin nämä tehtävät eivät lain nojalla kuuluu nimenomaan hallitukselle.

Lunastusmenettelyyn liittyvät toimenpiteet

Yhtiön saatuaan tiedon yhtiöjärjestyksessä olevaan lunastuslausekkeeseen perustuvasta lunastuksen alaisesta saannosta on isännöinnin viivytyksettä ilmoitettava yhtiön osakkeenomistajille tai muille lunastukseen oikeutetuille lunastusmahdollisuudesta. Jos lunastusoikeus on yhtiöllä, isännöinti ilmoittaa asiasta viivytyksettä hallitukselle mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistämiseksi.

Muutkin lunastusmenettelyyn kuuluvat tehtävät, kuten lunastusmaksun vastaanottaminen ja tilitys, kuuluvat isännöinnille.

Vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen tai tällaisen toimeksiannon tekeminen

Isännöinti vastaa siitä, että vuokratoimenpiteet käynnistetään siten, että taloyhtiön vuokratilat eivät ole tarpeettomasti tyhjillään ja että tiloista saadaan, käypä vuokra. Varsinaiset vuokranvälitystehtävät oikeuttavat erillispalkkioon.

Yhtiön autopaikkojen, varastotilojen tms. vuokraamisen kokonaisvaltainen hoitaminen kuuluu isännöinnille.

Panttikirjojen hankinnasta huolehtiminen

Isännöinti huolehtii, että taloyhtiöllä on yhtiökokouksen ja hallituksen lainanottopäätöksiin nähden riittävä määrä panttikirjoja vakuudeksi luovutettavaksi.

Kunnallisten ja alueellisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen

Isännöinti seuraa mahdollisuuksien mukaan kaavoitukseen liittyviä ja taloyhtiön asuin- ja toimintaympäristöön olennaisesti vaikuttavia ilmoituksia ja tiedotteita sekä tarvittaessa tiedottaa niistä ja ryhtyy toimenpiteisiin niiden johdosta.

Isännöitsijätodistuksen laatiminen ja antaminen

Isännöinti antaa pyynnöstä isännöitsijätodistuksen osakkeenomistajalle, osakkeita panttauksen nojalla hallussaan pitävälle sekä kiinteistönvälittäjälle tai vuokravälittäjälle, jolla on voimassa oleva osakkeiden välitystä koskeva myynti- tai vuokraustoimeksianto.

Panttikirjojen hakeminen

Isännöinti hoitaa kiinnitysten hakemisen, haltijavelkakirjojen vaihtamisen panttikirjoiksi yms. panttikirjoihin liittyvät tehtävät käräjäoikeudessa.

Rasitesopimusten laatiminen

Isännöinti laatii tarvittaessa rasitesopimukset maankäyttö- ja rakennuslain tai kiinteistönmuodostamislain edellyttämin tavoin.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöinti on huolehdittava siitä, että kirjanpito täyttää kirjanpitolain ja -asetuksen vaatimukset ja että yhtiön varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.

Talous-, vero- ja toimintasuunnitelulla varmistetaan, että taloyhtiön strategian mukaisilla toiminnallisilla ja kiinteistönpidollisilla tavoitteilla on taloudelliset toteutumisedellytykset. Pitkäaikaisella rahoitussuunnittelulla varaudutaan mm. tuleviin kunnossapito- ja korjausrahoitustarpeisiin sekä edistetään järkiperäistä ja kiinteistön elinkaaren huomioon ottavaa taloudenpitoa ja luodaan pohjaa vakaalle vastikekehitykselle.

Toiminta- ja rahoitussuunnitelman laatiminen ja sen toteutumisen seuraaminen sekä raportointi hallitukselle

Isännöinti tekee vähintään viidelle vuodelle ja suurten hankkeiden osalta koko laina-ajalle ulottuvan karkean suunnitelman siitä, miten yhtiön toiminta tulee mahdollisesti muuttumaan ja suunnitelman kunnossa-pitosuunnitelmaan tai korjausohjelmaan liittyvien korjausten rahoittamisesta.

Talousarvion laatiminen ja sen toteutumisen seuraaminen sekä raportointi hallitukselle

Talousarvion laatiminen on lyhyen ajan taloussuunnittelua. Talousarvion toteutumista seurataan talousarviovertailuin ja toistuvin maksuvalmiuslaskelmin.

Isännöinti laatii talousarvioehdotuksen hallitukselle tulo- ja menoerittelyt perusteluineen. Isännöinti yleensä myös esittelee hallituksen käsittelemän talousarvioesityksen yhtiökokoukselle. Suurehkot korjaushankkeet vaativat usein lisäksi erillisen yksityiskohtaisemman kustannus- ja rahoitusbudjetin.

Isännöinti laatii talousarviovertailun hallitukselle vähintään puolivuosittain, mielellään useamminkin. Vertailusta selviävät rinnakkaisasetelmana tulo- ja menoerittäin toteutumaluvut, vahvistetun talousarvion luvut sekä näiden erotus.

Maksuvalmiudesta huolehtiminen ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoitaminen

Isännöinti laatii maksuvalmiuslaskelman tiedoksi hallituksen kokouksiin. Tämän ohella isännöinti seuraa jatkuvasti yhtiön maksuvalmiuden kehitystä ja tekee tarvittaessa esityksen maksuvalmiuden parantamistoimenpiteiksi. Kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito on osaltaan maksuvalmiudesta huolehtimista. Isännöinti tulee mm. seurata talletustilivaihtoehtoja ja tehdä hallitukselle esityksiä, miten esimerkiksi ennakkorahastoiduille varoille saadaan mahdollisimman hyvä tuotto ottaen huomioon asunto-osakeyhtiön sijoitustoimintaa ja riskinottoa rajoittavat säännökset.

Kiinteistön rahaliikennettä on hoidettava huolellisesti, viivytyksettä ja suunnitelmallisesti niin, ettei yhtiölle aiheudu tarpeettomia viivästyskorko- ym. seuraamuksia tai tulonmenetyksiä.

Laskujen hyväksyminen ja maksaminen

Isännöinti hyväksyy yhtiölle tulevat laskut ja tarvittaessa reklamoi niistä sekä ilmoittaa olennaisista reklamoinneista hallitukselle.

Lainatarjousten pyytäminen ja lainoihin liittyvän rahaliikenteen hoitaminen

Isännöinti pyytää lainatarjoukset, nostaa lainan sekä seuraa, että korot ja lyhennykset suoritetaan ajallaan lainanhoitosuunnitelman mukaan ja että lainaa lyhennetään määräaikaisten tai poikkeuksellisten osakassuoritusten jälkeen. Isännöinti tulee viipymättä ilmoittaa hallitukselle ja lainanantajalle, mikäli rahoitustilanne aiheuttaa viivästymisiä lainojen hoidossa.

Vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussuoritusten laskuttaminen, maksuliikenteen järjestäminen ja suorituksista muistuttaminen

Isännöinti järjestää vastike-, vuokra- ja käyttökorvausmaksuliikenteen yhtiön käyttämään rahoituslaitokseen ja toimii yhtiön puolelta yhdyshenkilönä maksuliikennettä koskevissa asioissa.

Isännöinnin tehtävänä on viivytyksettä huomauttaa havaitsemistaan vastike-, vuokra- tai käyttökorvaus-rästeistä.

Pääomavastikkeiden määrittäminen

Isännöinti laskee huoneistokohtaiset osakassuoritusten määrät hallituksen päättämille ajankohdille.

Palkkojen ja palkkioiden sekä niiden sivukulujen laskeminen ja maksattaminen

Isännöinti vastaa, että yhtiön työsuhteisille työntekijöille maksetaan sopimusten mukaiset palkat. Sama koskee satunnaisesta tehtävästä maksettavia palkkoja ja yhtiön hallitukselle ja tilintarkastajille maksettavia palkkioita.

Isännöinti vastaa pidätyksenalaisista palkoista tehtyjen ennakonpidätysten ja työnantajan sosiaaliturvamaksujen tilittämisestä lääninverovirastolle. Isännöinti vastaa siitä, että myös muut työnantajan ja työntekijän lakisääteiset sosiaalivakuutusmaksut lasketaan palkkakirjanpidon perusteella ja tilitetään maksukuukausittain eläkevakuutuslaitokselle.

Arvonlisäveron laskeminen ja tilittäminen arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille kohteessa, joka on osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi

Jos yhtiö on osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi, isännöinti laskee ja tilittää kuukausittain verollisessa käytössä olevasta tilasta menevän arvonlisäveron sekä laatii vuosittain kokonaislaskelman.

Energian arvonlisäverolaskelman laatiminen pyynnöstä arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille

Isännöinti laatii pyynnöstä arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille laskelman energiaan sisältyvästä arvonlisäverosta.

Arava- ja hitas-lunastushintalaskelmien laatiminen

Isännöinnin tehtäviin kuuluu myös arava- ja hitas-lunastushintalaskelmien laatiminen niitä erikseen pyydettäessä.

Huoneistokohtaisen lainaosuuslaskelman tekeminen pyydettäessä

Isännöinti laatii huoneistokohtaisen lainaosuuslaskelman sitä pyydettäessä.

Maksukehotuksista ja perintätoimista huolehtiminen sekä saatavien valvominen

Perintätoimista huolehtimisella tarkoitetaan sitä, että Isännöinti käynnistää hallituksen päättämän perintäprosessin yhtiön saatavien perimiseksi tai sopii yhtiön kanssa siitä, että hoitaa itse perintätehtävän. Isännöinnin on myös huolehdittava siitä, että taloyhtiön saatavat valvotaan asianmukaisesti yhtiön velallisten konkurssitilanteissa.

Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva vesi- ja sähkölaskutus

Isännöinti vastaa huoneistokohtaisiin mittareihin perustuvan laskutuksen hoitamisesta.

Erikseen sovittujen käyttökorvausten laskuttaminen

Erikseen sovituilla käyttökorvauksilla tarkoitetaan muita kuin säännöllisiä ja vastikkeiden yhteydessä maksettavia käyttökorvauksia. Niistä on sovittava erikseen yhtiön ja korvauksen maksajan välillä.

Kirjanpidon avulla pidetään taloyhtiön ja muiden talousyksiköiden tulot, menot, varat ja velat erillään toisistaan. Kirjanpidon keskeisin tehtävä eli informaation antaminen yhtiön taloudellisesta tuloksesta ja asemasta perustuu pääosin tilinpäätökseen.

Ajantasainen ja asianmukainen kirjanpito mahdollistaa tarvittavien raporttien ja laskelmien laadinnan. Tilinpäätöstietojen ja raporttien on oltava tilikaudesta toiseen vertailukelpoisia ja niiden on annettava oikeat ja riittävät tiedot yhtiön taloudellisesta tilasta ja toiminnasta. Kirjanpito toteutetaan käytännössä kahdessa vaiheessa: juoksevana kirjanpitona ja tilinpäätöksen laatimisena.

Kirjanpito

Isännöitsijä huolehtii taloyhtiön kirjanpidon järjestämisestä. Kirjanpidon hoito käsittää tilinavauksen, tilitapahtumien tiliöinnin ja kirjaamisen sekä tarvittavat täsmäytykset. Osakirjanpitona hoidetaan vuokra-, vastike- ja käyttökorvauskirjanpitoa sekä palkkakirjanpitoa. Tehtäviin kuuluvat myös lainaosuus-, lunastus- ja arvonlisäverolaskelmien laadinta ja tilijärjestelmän dokumentointi sekä tiliote-, tosite- ym. kirjanpitoaineiston säilyttäminen. Kirjanpitoaineiston pohjalta laaditaan myös suunnittelu- ja vaihtoehtolaskelmia.

Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laatiminen

Isännöinti laatii hallitukselle tilinpäätösehdotuksen ja lopullisen yhtiökokoukselle esitettävän tilinpäätöksen. Se koostuu toimintakertomuksesta, tuloslaskelmasta ja taseesta liitetietoineen, talousarviovertailuineen ja jälkilaskelmineen. Usein isännöinti myös esittelee tilinpäätöksen yhtiökokoukselle. Isännöinti laatii tilinpäätöksen myös silloin, kun isännöintisopimus päättyy tilikauden vaihtuessa.

Välitilinpäätöksen laatiminen isännöintisopimuksen päättyessä kesken tilikautta

Hyvän isännöintitavan mukaan isännöinnin vaihtumisen yhteydessä laaditaan vähintään maksuperusteinen välitilinpäätös.

Tilintarkastuksen ja/tai toiminnantarkastuksen järjestäminen

Isännöinti tehtävänä on koota ja järjestää kirjanpito- ja muu asiakirjamateriaali niin, että lain ja yhtiöjärjestyksen mukainen tilintarkastus on suoritettavissa ajallaan.

Viranomaisille tehtävien ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen

Isännöinti vastaa siitä, että verolakien ja verohallituksen päätösten mukaiset tulo- ja arvonlisäveroilmoitukset, mahdolliset kiinteistöhallintapalvelun oman käytön arvonlisäverotukseen liittyvät kokonaistäsmäytykset sekä työsuhteisiin liittyvät valvonta- ja vuosi-ilmoitukset ym. tulevat tehdyiksi.

Isännöinti tekee eläkevakuutusyhtiölle vuosi-ilmoituksen yhtiön työntekijöistä ja ilmoittaa vuosittain tapa-turmavakuutusyhtiölle tiedot maksetuista palkoista ja tehdyistä työpäivistä.

Verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen

Isännöinti tarkistaa valmistuneen verotuksen oikeellisuuden ja informoi hallitusta olennaisista poikkeuksista sekä tekee tarvittaessa oikaisuvaatimuksen verotuksen oikaisulautakunnalle. Isännöinti huolehtii siitä, että hallituksen päättämä varsinainen verovalitus hallinto-oikeuteen teetetään ajallaan.

Useampien välitilinpäätösten laatiminen

Isännöitsijä laatii isännöintisopimuksessa sovitun määrän välitilinpäätöksiä.

Isännöinnin tavoitteena on toimia hallituksen kanssa yhteistyössä taloyhtiölle laaditun strategian eli asumisen, omistamisen ja ylläpidon tavoitteiden mukaisesti.

Isännöinnin on huolehdittava kiinteistön käyttötarkoituksen mukaisen toimivuuden ja käyttökelpoisuuden, kunnon ja arvon ylläpidosta ja/tai parantamisesta isännöintisopimuksessa ja taloyhtiön strategiassa sovi-tuin tavoin ja määritellyllä vastuutasolla.

Ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen yhteistyössä hallituksen kanssa

Isännöinti ja taloyhtiö laativat yhdessä tavoitetasot kiinteistön ominaisuuksille, olosuhteille ja käytölle. Tavoitteiden asettamisessa otetaan huomioon kiinteistönomistajan ja käyttäjän vaatimukset ja odotukset. Hallitus tekee yhdessä isännöinnin kanssa päätöksiä asetettujen tavoitteiden pohjalta esimerkiksi sisäolo-suhteisiin ja energiankäyttöön liittyvistä asioissa.

Huoltokirjan laatimisesta, päivittämisestä ja käyttämisestä huolehtiminen

Isännöinti esittelee hallitukselle asuinkiinteistön maankäyttö- ja rakennuslain mukaisen kiinteistön käyttö- ja huolto-ohjeen eli huoltokirjan ja sen käyttötarkoituksen. Isännöinti tilaa huoltokirjan asiantuntijalta hallituksen päätöksen mukaisesti. Isännöinti huolehtii siitä, että korjausten ja muiden muutostöiden tiedot päivitetään huoltokirjaan. Isännöinti hyödyntää huoltokirjaa kiinteistön ylläpidon suunnittelussa ja ohjauksessa.

Isännöinti järjestää kiinteistönhoidon tarkoituksenmukaisesti.

Hallitus ja isännöinti päättävät, mitä palvelutasoa kiinteistönhoidolta edellytetään. Sen pohjalta päätetään yhdessä, miten kiinteistönhoito organisoidaan.

Kun kiinteistönhoidon organisointi on selvillä, isännöinti laatii yhdessä hallituksen kanssa kiinteistönhoidon laatutavoitteet sekä asianmukaisen laadunhallinnan.

Kiinteistöhoitotyön järjestäminen ja ohjaaminen

Kiinteistönhoitotyön järjestämisen ja ohjaamisen tavoitteena on huolehtia siitä, että asiakkaan kiinteistö on kunnossa ja sen tekniset järjestelmät ja laitteistot toimivat optimaalisesti sekä kulutusmäärillä että taloudellisuudella mitattuna. Kiinteistönhoito sisältää hoidon ja huollon, siivouksen, ulkoalueiden hoidon, jätehuollon, vartioinnin ja muut mahdolliset palvelut, jotka tarvitaan asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Isännöinti organisoi kiinteistöhoitotyön hallituksen kanssa päätetyllä tavalla ja seuraa sen toteutumista.

Jos palvelu on päätetty ostaa kiinteistöhoitoyritykseltä, isännöinti kokoaa tarjouspyyntöasiakirjat, pyytää tarjoukset, tekee tarjousvertailun sekä solmii sopimuksen hallituksen päättämän yrityksen kanssa. Isännöinti myös seuraa sopimuksen toteutumista ja kehittää sitä kiinteistönomistajan edun mukaisesti.

Isännöinti on yleensä myös taloyhtiön puolesta yhteydessä kiinteistönhoitoyritykseen kiinteistönhoitosopimukseen liittyvissä asioissa. Talomiesjärjestelmästä kts. kohta 1.4

Jos työt on päätetty tehdä talkoilla, isännöinti esittää tarvittavat tehtävät hallitukselle.

Kiinteistönhoidon ohjelmien laatimisesta ja ajantasaisuudesta huolehtiminen

Isännöinti huolehtii kiinteistöhoito-ohjelmien laatimisesta ja liittämisestä kiinteistönhoidon sopimusasiakirjoihin tai tarvittaessa talonmiehen tehtäväkuvauksiin. Ohjelmia käytetään apuna kiinteistöhoitotyön ohjaamisessa, valvonnassa ja seurannassa. Jätehuoltoa varten selvitetään optimaalinen jäteastiamäärä ja – koko sekä tyhjennysvälit.

Erikoislaitehuoltojen järjestäminen

Isännöinti järjestää kiinteistössä oleville erikoislaitteille, kuten hissille, uima-allaslaitteille ja kylmälaitteille, asianmukaisen huollon huoltosuunnitelmineen.

Kulutustavoitteiden asettaminen ja seurannan järjestäminen

Isännöinti asettaa hallituksen kanssa yhteistyössä kulutustavoitteet lämmitysenergian, veden ja sähkön kulutukselle sekä tavoitteet sisälämpötiloille.

Tavoite- ja seurantatietoihin perustuvien toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus

Isännöinti sopii kiinteistöhoitoyrityksen tai talonmiehen kanssa, että seurantatietojen kulutuspoikkeamiin reagoidaan viipymättä selvittämällä poikkeavan kulutuksen syyt sekä ryhdytään korjaaviin toimenpiteisiin. Kulutustasoista ja poikkeamista informoidaan yhtiön hallitusta. Kulutukset pyritään pitämään kohtuullisella tasolla pitämällä tekniset laitteet kunnossa ja nykyaikaisina.

Huoneistokohtaisten mittareiden luennan järjestäminen

Huoneistokohtaisten vesi- tai sähkömittarien luenta on laskutuksen pohjana silloin, kun vastikkeenmaksu perustuu näiden kulutushyödykkeiden osalta huoneistokohtaiseen mittaukseen. Samalla mittareiden toimivuudesta pyritään varmistumaan vähintään silmämääräisesti.

Kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja kiinteistönhoitotöihin liittyvistä järjestelyistä huolehtiminen

Isännöinti hankkii kiinteistönhoitoa varten tarvittavat materiaalit ja hoitaa muut kiinteistönhoitotöihin liittyvät järjestelyt. Hankintarajat kiinteistönhoidon osalta sovitaan kiinteistöhoitoyrityksen tai talonmiehen kanssa.

Kiinteistönhoidon sopimusohjelman laatiminen

Sopimusohjelma on osa kiinteistönhoidon sopimusta. Siinä kuvataan kiinteistönomistajan tahto sopimuksen suhteen ja se laaditaan tarjouspyynnön liitteeksi. Ohjelmaan kirjataan seuraavat asiat: sopimusaika, sopimustehtävien suorittaminen, toimeksisaajan resurssit, tilaajan organisaatio, vakuutukset, tilaajan myötävaikutusvelvollisuus, sopimushinnat ja maksaminen, sopimuksenaikainen toiminta, erimielisyydet ja tarjous.

Kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen ja päivittäminen

Kiinteistönhoidon ohjelmia ovat esimerkiksi hoito- ja huolto-ohjelma, ulkoalueiden hoito-ohjelma, siivousohjelma ja vartiointiohjelma. Kiinteistönhoidon ohjelmissa kuvataan kiinteistössä tehtävät toimenpiteet hoitotoimittain ajankohtaan tai toimenpideväleihin sidottuina. Ohjelmat toimivat tarjouspyyntöjen ja sopimusten liitteinä sekä kiinteistönhoitotehtävien suunnittelu- ja ohjaustyökaluina. Ohjelmat voidaan liittää huoltokirjaan.

Kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyjen laatiminen sekä laadunvalvonta

Laatu- ja tehtävämäärittelyt kuvaavat tehtäväluettelon muodossa kiinteistönhoidon tehtäviä siten, että samalla määritetään haluttu laatutaso. Vaihtoehtoisesti voidaan tarkat tehtävämäärittelyt jättää laatimatta ja keskittyä lopputuloksen kuvaamiseen. Määrittelyjä käytetään tarjouspyyntöjen ja sopimusten liitteinä sekä kiinteistönhoidon suunnittelu- ja ohjaustyökaluina. Määrittelyt voidaan liittää huoltokirjaan.

Isännöinti järjestää kulutusseurannan hallituksen kanssa sovitulla tavalla. Energian ja veden kulutuksien seuranta hoidetaan asianmukaisesti siten, että isännöinnillä on vähintään kerran kuukaudessa kulutusraportit, joista nähdään kuukausikulutukset lämmön (myös normeerattu lämmönkulutus), sähkön ja veden osalta sekä näiden ominaiskulutukset. Kulutuksia verrataan tavoitetasoon ja/tai edelliseen vuoteen.

Isännöinti raportoi kulutukset kuukausittain hallitukselle ja muille tarpeellisille tahoille, kuten kiinteistönhoitajalle tai energiaekspertille, selvittää kulutuspoikkeamat ja ehdottaa mahdollisia ratkaisuja.

Kulutusseuranta

Kulutusseuranta sisältää energian ja veden kulutuksen mittaritietojen syöttämisen seurantajärjestelmään, lämmönkulutuksen normeerauksen, ominaiskulutusarvojen laskemisen (kWh/m³/kk/l/asukas/vrk jne.), vertailun aikaisempiin kulutuksiin sekä tavoitearvioihin.

Isännöinti huolehtii kiinteistön teknisen ja toiminnallisen tavoitetilan määrittelemisestä sekä ylläpidon suunnittelusta sovittujen tavoitteiden mukaisesti kiinteistönomistajan kanssa.

Nykytilan ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteiden käynnistäminen

Isännöinti seuraa suunnitelmallisesti ja ennakoiden rakennuksen ja sen laitejärjestelmien kuntoa ja korjaustarvetta, käynnistää ja ohjaa seurannan mukaiset toimenpiteet sekä määrittelee lähivuosien korjaustarpeet. Isännöinti huolehtii siitä, että kiinteistölle laaditaan pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelma (PTS) kustannusarvioineen ja sen perusteella korjausohjelma. Isännöinti laatii vuosikorjausohjelman edellisten asiakirjojen pohjalta.

Kuntoarvion sekä kuntotutkimusten tms. ja niiden päivitysten teettäminen

Isännöinti teettää kiinteistön kuntoarvion hallituksen tai yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti ja esittelee sen hallitukselle. Kuntoarvio on syytä tehdä jo alle kymmenen vuotta vanhoille kiinteistöille, ja se on suositeltavaa päivittää noin viiden vuoden välein. Kuntoarvion tavoitteena on kunnossapitosuunnittelun lähtötietojen hankinta.

Tarvittaessa isännöinti teettää kuntoarvion asiantuntijalla hallituksen tai yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti.

Kuntoarvion teettäminen

Taloyhtiön kuntotodistuksen tarkoituksena on kertoa omistajalle ja ostajalle, kuinka paljon eri rakennusosien kunto on heikentynyt alkuperäisestä ja mitä korjauksia niihin on tulossa. Kuntotodistus on taloyhtiölle vapaaehtoinen. Isännöinti teettää kuntotodistuksen hallituksen tai yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti.

Energiatodistuksen hankkiminen päivityksineen

Energiatodistuksen avulla voidaan vertailla rakennusten energiatehokkuutta. Todistusta tarvitaan uudisrakentamisessa osana rakennuslupamenettelyn liittyvää energiaselvitystä ja olemassa olevissa rakennuksissa myynnin ja vuokrauksen yhteydessä. 1.6.2013 voimaan tulleen lainsäädännön mukaisesti laadittu todistus on rakennuskohtainen, 10 vuotta voimassa ja sen voi laatia vain pätevyyden omaava henkilö. Isännöinti huolehtii, että taloyhtiöllä on energiatodistuslain mukainen voimassa oleva energiatodistus myynti- ja vuokraustilanteita varten.

Vuosikorjausten teettäminen ja dokumentointi

Vuosikorjaus on vuosikorjausohjelmaan perustuva ennakoituvissa oleva korjaus. Isännöinti huolehtii vuosikorjausten tilaamisesta ja muusta hallinnoinnista vuosikorjausohjelman mukaisesti.

Kertaluontoisten yhtiön korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt

Isännöinti hoitaa pienten kertaluontoisten yhtiön vastuulla olevien korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt. Näihin järjestelyihin sisältyvät asian esittely hallitukselle ja työn tilaaminen. Kertaluontoiset korjaustyöt eivät sisälly pitkän aikavälin suunnitelmaan, vaan ovat osa jatkuvaa kunnossapitoa. Nämä työt ovat ylläpitoon liittyviä pienimuotoisia, tilaukseen perustuvia korjaustöitä.

Yhtiön muutos- ja kunnossapitotoimenpiteiden dokumentointi

Isännöinti arkistoi kiinteistössä tehtyihin muutos- ja korjaustöihin liittyvät asiakirjat. Huoltokirjaan tehtävistä päivityksistä isännöinti voi periä erilliskorvauksen.

Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen

Isännöinti järjestää tarvittaessa kunnossapitoon liittyviä tarkastuksia ja katselmuksia hallituksen päätösten mukaisesti. Tällaisia tilaisuuksia ovat mm. vuosittain pidettävät katselmukset yhtiön yhteisten tilojen kun-nosta.

Isännöinti osallistuu säännöllisiin katselmuksiin ja tarkastuksiin, jotka on sovittu tehtäväksi esimerkiksi kiinteistönhoitoyrityksen kanssa.

Tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen

Isännöinti osallistuu olosuhdevalituksista sekä vahinkotapahtumista johtuviin tarkastuksiin ja katselmuksiin, minkä jälkeen päätetään tarvittavista toimenpiteistä. Isännöinti voi laskuttaa erikseen sovitulla tavalla tarkastuksiin liittyvistä huoneistokäynneistä sekä osallistumisesta asian hoitamiseen taloyhtiön kanssa. Asiasta tulisi sopia isännöintisopimuksessa, mutta veloituksesta voidaan sopia myös tapauskohtaisesti etukäteen.

Lisäksi isännöinti on velvollinen tekemään tarkastuksia ja katselmuksia kiinteistön kunnon ja korjaustarpeen seurannan sekä yhtiön edun valvonnan takia. Näiden osallistumisten veloituksista tulisia sopia isännöintisopimuksessa, mutta veloituksesta voidaan sopia myös tapauskohtaisesti etukäteen.

Kunnossapitotarveselvityksen laatiminen ja päivittäminen

Yhtiökokouksessa on vuosittain esitettävä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiössä tehdyistä ja seuraavan viiden vuoden aikana tarpeellisista korjauksista (AOYL 6 luvun 3 § 2 ja 3 mom.). Kyse on hallituksen selvityksestä.

Kunnossapitosuunnitelman laatiminen (PTS)

Kunnossapitosuunnitelma on toimintaohjelma kiinteistön alkuperäisen kunnon säilyttämiseksi. Isännöinti laatii kuntoarvion perusteella suunnitelman, jota täydennetään kuntotutkimuksen tuloksilla. Suunnitelma sisältää suositeltavien kunnossapito- ja korjaustoimenpiteiden määrittelyn, ajoituksen ja kustannusennus-teen, jotka ovat kiinteistön edustajien tarkistamat ja hyväksymät.

Korjausohjelman laatiminen ja päivittäminen

Korjausohjelma on uudistavaa korjausrakentamista ohjaava pitkän aikavälin suunnitelma kohteen tai kohteiden pysyttämiseksi halutussa kunnossa tai saattamiseksi haluttuun kuntoon. Ohjelma yhdistää kunnossapitosuunnitelman ja vuosikorjaustarpeet sekä ottaa huomioon perusparannushankkeet ja toiminnallisuuteen liittyvät muutostyöt. Korjausohjelman päivittämiseen käytetään kiinteistön tai sen osien kunnon selvittämiseen tarkoitettua kuntokatselmusta. Vuosikorjausohjelma on korjausohjelmaa tarkentava, vuosittain laadittava toimenpidesuunnitelma.

Yhtiön vastuulla olevien pienehköjen, äkillisten ja ennakoimattomien vahinkotapahtumien hoitaminen

Tarvittaessa isännöinti käy toteamassa vahinkotilanteen ja tilaa korjaajan tai urakoitsijan äkillisissä ja satunnaisissa rikkoutumis- ja vikatapahtumissa, kuten esimerkiksi vesivuodoissa ja lämmityksen rikkoutumisissa.

Muiden yhtiön vastuulla olevien huoneistokohtaisten vahinkotapahtumien hoitaminen

Tässä kohdassa viitataan isompiin vahinkoihin, kuten isot vesivahingot, joiden vaikutus saattaa ulottua myös toisiin huoneistoihin.

Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset

Osakas on velvollinen ilmoittamaan kirjallisesti etukäteen taloyhtiölle useimmista huoneistossa tehtävistä kunnossapito- ja muutostöistä, ja taloyhtiön on ylläpidettävä rekisteriä näistä ilmoituksista. Isännöinti ottaa osakkaan ilmoituksen vastaan ja käsittelee sen, hankkii tarvittavat lisäselvitykset, arkistoi ilmoituksen ja tiedoksi antaa sen tarvittaessa niille osakkaille, joihin se vaikuttaa. Jos ilmoituksessa on olennaisia puutteita, jotka vaativat lisätyötä tai –selvityksiä, ilmoituksen käsittelystä voidaan periä erilliskorvaus. Isännöinti vastaa siitä, että taloyhtiö järjestää työlle riittävän valvonnan. Isännöinti ei vastaa osakkaan omasta valvonnasta, joka on myös tarpeellinen.

Osakkaan kunnossapito- ja muutostyön valvominen

Isännöinti valvoo, että osakkaiden ilmoittamat huoneistokohtaiset kunnossapito- ja muutostyöt tehdään rakennusta vahingoittamatta ja hyvän rakennustavan mukaisesti. Isännöinti käy pyydettäessä ohjeistamassa muutos- ja korjaustyötä sekä tarkastaa tai tarkastuttaa sen.

Asuintalojen ensimmäiset suurehkot korjaustarpeet tulevat esille talon ollessa 15–20 vuoden ikäinen. Perusteellisempien korjausten tarve syntyy rakennuksen ehtiessä noin 40–50 vuoden ikään.

Kohdassa 3.5 on lueteltu korjaus- ja perusparannusurakoihin liittyviä tehtäviä.

Niistä on sovittava aina isännöinnin kanssa erikseen ennen töihin ryhtymistä, ja joitakin niistä voi isännöinti itsekin hoitaa. Isännöinti huolehtii saatavilla olevien korjausavustusten hakemisesta, nostamisesta ja käytön seurannasta. Yhdessä hallituksen kanssa isännöinti päättää myös, miltä osin eri tehtävissä, esimerkiksi urakan valvonnassa, käytetään ulkopuolisia asiantuntijoita.

Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika

Isännöinti dokumentoi ja reklamoi takuuaikana kiinteistössä ja huoneistoissa esiintyvät virheet ja puutteet ennen takuuajan päättymistä sekä huolehtii takuutarkastuksen järjestämisestä.

Takuuajanvakuuksien seuranta

Isännöinti seuraa vakuuksien voimassaoloa ja sitä, etteivät vakuuksien määräajat umpeudu töiden viivästyessä tms. sopimushäiriötilanteissa.

10-vuotivastuuajan seuranta, ongelmien dokumentointi ja reklamointi

Isännöinti huolehtii 10-vuotisvastuuseen liittyvien virheiden ja vaatimusten kirjaamisesta ja niiden ilmoittamisesta rakennuttajalle. Isännöinti hankkii mahdollisen asiantuntijan ja lausunnot vaatimusten tueksi. Isännöinti seuraa mahdollisuuksien mukaan rakennuttajan ja urakoitsijan taloudellista tilaa.